Що таке довідка ОК-5 і які дані вона фіксує

Довідка ОК-5 перестала бути папером, який видають лише перед виходом на пенсію. З 2025–2026 років її формують безкоштовно в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України і на порталі «Дія», а в сервісному центрі паперовий примірник видають у день звернення. Старе уявлення, ніби трудову книжку достатньо «дочекатись до пенсії», вже не працює: для періодів після 2000 року фонд рахує страховий стаж і заробіток саме з реєстру застрахованих осіб, а не з аркуша, який лежить удома.

4 вересня 2026 року Пенсійний фонд України окремо розмежував дві схожі форми. Довідка ОК-5 показує набутий страховий стаж і заробітну плату, яку врахують при призначенні пенсії, за періоди з 2000 року, а в окремих випадках — з 1998-го. Довідка ОК-7 охоплює фактично нараховану зарплату чи дохід і стаж із 2011 року й найчастіше потрібна для лікарняних і допомоги по безробіттю. Плутати їх означає дивитися не в той документ.

Для мешканця питання практичне: що саме підтверджує ця довідка, чи замінює вона трудову книжку і що робити, якщо в ній порожній місяць. Нижче — склад відомостей, типові запити і межі даних, без інструкції з оформлення пенсії.

1. Що містить довідка ОК-5

Довідка ОК-5 — це індивідуальні відомості про застраховану особу з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Простими словами, це витяг про те, які суми заробітку і які місяці стажу фонд уже бачить для майбутньої пенсії. Дані потрапляють туди зі звітності страхувальників і з інших джерел, визначених статтею 18 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

У розрізі років і місяців там зазвичай стоять сума заробітку для обчислення пенсії, кількість днів трудових відносин, позначка про сплату страхових внесків і підсумок страхового стажу. Окремим рядком може бути загальна нарахована сума і сума саме «для пенсії»: вони не завжди збігаються, бо до пенсійного заробітку беруть не кожну виплату. За періоди до 2009 року включно форма може містити відомості про спеціальний стаж, якщо такі дані є в реєстрі. Період до 1 липня 2000 року в цю довідку не входить як повна зарплатна база: за правилом фонду пенсію рахують із зарплати від цієї дати, а раніші 60 місяців підряд додають лише за бажанням людини і за окремою довідкою про заробітну плату.

Джерело: Пенсійний фонд України, роз’яснення від 4 вересня 2026 року.

Різниця в періоді — не формальність. ОК-5 дає ширше вікно для пенсійного заробітку, але не замінює ні трудову книжку за роки до 2000-го, ні ОК-7 там, де потрібна база для лікарняного.

2. Для чого потрібен документ

Документ запитують не як універсальну довідку з роботи, а там, де треба звірити саме реєстрові дані для пенсійного забезпечення. Людина бере його, щоб побачити, який страховий стаж і який заробіток фонд уже готовий урахувати. Роботодавець не має права вимагати ОК-5 у працівника: через персональні дані її видають самій застрахованій особі, законному представнику або представнику з оформленими повноваженнями.

На практиці довідка ОК-5 потрібна в кількох вузьких ситуаціях:

• перевірка страхового стажу і зарплати перед зверненням за пенсією;
• звірка, чи потрапив до реєстру місяць роботи, цивільно-правовий договір або добровільний внесок;
• пошук розриву, через який місяць може не стати повним страховим місяцем;
• підготовка до звернення у фонд, якщо в кабінеті й у паперових документах різні суми.

Цей перелік не означає, що без ОК-5 не призначать пенсію. Фонд і так веде реєстр. Довідка потрібна людині, щоб побачити цей реєстр раніше за рішення про призначення і не виявити прогалину вже на етапі розрахунку. Для оплати лікарняного роботодавець зазвичай працює з іншими відомостями, насамперед з ОК-7, а не з пенсійною формою.

3. Як читати відомості в довідці

Спершу варто звірити період і страхувальника: код і назва мають відповідати місцю роботи за конкретний рік. Далі — помісячну суму «для пенсії» і позначку про сплату внесків. Порожня клітинка або нуль означає, що за цей місяць звіт до реєстру не надійшов або внесок не проведено, а не те, що людина «не працювала» в побутовому сенсі. Підсумок стажу внизу року рахують у днях, місяцях і роках уже за правилами реєстру, а не за кількістю записів у трудовій.

Механізм схожий на квитанцію за комунальну послугу: у ній видно не те, що ви користувалися водою, а те, що постачальник прийняв до обліку. Аналогія зупиняється на частковому місяці. Якщо за місяць сплачено менше за мінімальний страховий внесок, період можуть не зарахувати як повний місяць, доки суму не доведено до цього порога. У 2026 році мінімальна зарплата становить 8647 грн, а мінімальний страховий внесок — 22% від неї, тобто 1902,34 грн. Місяць із внеском нижче цієї суми в довідці може бути, але як повний страховий місяць він не закритий.

Важливо. Довідка ОК-5 не підтверджує працевлаштування як таке і не відкриває права на виплату. Вона фіксує лише суми й місяці, які вже є в реєстрі застрахованих осіб.

Найчастіше заперечення звучить так: трудова книжка вже є, тож окрема довідка нічого не змінює. Запис у книжці підтверджує факт роботи і посаду. Страховий стаж після 2000 року залежить від того, чи надійшла звітність і чи сплачено внески. Якщо роботодавець показував меншу суму або не подав місяць, книжка і реєстр розійдуться, і для пенсії фонд візьме реєстр. Виправлення не роблять «поверх» довідки: страхувальник подає уточнені відомості, а людина може звернутися до сервісного центру фонду з паспортом, РНОКПП і документами, які показують розбіжність. Строк такого уточнення фонд у відкритих роз’ясненнях не фіксує одним числом, тому обіцяти «за тиждень» некоректно.

4. Як отримати ОК-5 і що перевірити

Станом на 2026 рік є два рівноцінні канали, і обидва безкоштовні. У будь-якому сервісному центрі Пенсійного фонду України довідку видають у день звернення за паспортом і довідкою про присвоєння РНОКПП. Онлайн її формують на вебпорталі електронних послуг фонду, у застосунку «Пенсійний фонд» або на порталі «Дія». Електронний примірник надходить у розділ звернень зазвичай протягом кількох хвилин.

1. Авторизуватися на порталі фонду кваліфікованим підписом, ID.GOV.UA або Дія.Підписом.
2. У розділі «Комунікації з ПФУ» відкрити «Запит на отримання електронних документів» і обрати тип ОК-5.
3. Дати згоду на обробку даних і надіслати запит, а файл забрати в «Моїх зверненнях».
4. Звірити рік, страхувальника, суму для пенсії і позначку про внесок із розрахунковими листками.
5. Якщо місяць порожній, спершу запитати роботодавця про звіт, а тоді звертатися до фонду з підтвердними документами.

Порядок однаковий по всій країні, окремих обласних правил для Кіровоградщини фонд не встановлював. Перед тим як нести файл кудись далі, варто перевірити прізвище, РНОКПП і період: чужий або обрізаний діапазон дає хибний підсумок стажу навіть за правильних місячних сум.

Часті запитання

Чи підтверджує ОК-5 увесь трудовий стаж

Ні. Вона покриває дані реєстру з 2000 року, інколи з 1998-го. Робота до персоніфікованого обліку лишається на трудовій книжці та архівних довідках. Навіть після 2000 року місяць без звіту або без достатнього внеску в підсумок повного стажу не входить.

Чи можна за цією довідкою нарахувати лікарняний

Для лікарняних і допомоги по безробіттю фонд вказує насамперед ОК-7, яка ведеться з 2011 року. ОК-5 показує пенсійний заробіток і стаж, а не базу кожної страхової виплати.

Що робити, якщо в документі бракує місяця

Порожній місяць означає прогалину в реєстрі, а не автоматичну відмову. Спочатку роботодавець перевіряє, чи подано звіт за цей період. Якщо підприємства вже немає, людина звертається до фонду з наявними документами. Добровільний внесок, якщо його сплачено, фонд також відображає в ОК-5.

Типова звірка виглядає так. Людина формує ОК-5 за 2024–2025 роки і бачить три місяці з нулем у графі заробітку для пенсії та без позначки про внесок. Ці три місяці в підсумок страхового стажу не входять, хоч у трудовій за них є запис. Щоб один поточний місяць 2026 року став повним, сума внесків за нього має бути не меншою за 1902,34 грн. Три прогалини довідка сама не закриває: вона лише показує, що в реєстрі цих сум немає. Якщо роботодавець подасть уточнення, повторний запит уже відобразить нові дані.

Що це означає для мешканців: документ не змінює тариф, субсидію чи поточну виплату. Він показує, з якої бази фонд рахуватиме пенсію. Один пропущений місяць — це мінус у стажі, а занижена сума тягне нижчий індивідуальний коефіцієнт заробітку. Річна звірка на порталі безкоштовна і займає хвилини, тоді як розбіжність, знайдена вже під час призначення, вимагає окремих документів і повторного звернення.